Excel表格基础小知识

2017-12-26 16:42:47

  Excel表格可以说是办公软件中用得最多的一个了,既可以代替Word做文档,又可以做数据统计,无疑是办公人员的最爱。尤其在制造行业,学会Excel升职加薪不是什么难事。不少能人就是从产线员工中脱颖而出成为文员,经过磨练甚至进入管理层,我曾经的领导就是这样起步的,十分佩服。

  今时今日靠Excel升职加薪当然是不太可能的,作为一款复杂且高效率的办公软件,学会它不是一朝一夕的事。除去公式不说,光普通的格式运用就有非常多的门道。很多同事就运用得不是很全面,比如下面这个功能就很多人不会,添加“下拉菜单”。

  下拉菜单在输入一些重复且不允许有错误的数据时非常有用。如统计制造过程的不良原因分类时,输入人、机、料、法、环五要素,如果每个统计单元格都要输入一次那将会十分繁琐,为减少这种操作就可以使用下拉菜单,其功能就类似于快捷键Alt+↓。

  首先,选定一个单元格,如“不良原因”下面的单元格;

Excel表格小知识,不用重复也不怕输错

  然后,选择菜单栏的“数据”,切换到数据项;

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  接着,找到“数据验证”,点击,在“设置”验证条件下的“允许”那里,选择“序列”;

Excel表格小知识,不用重复也不怕输错
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  最后,在“来源”那里输入“人,机,料,法,环”,点确定就可以了。

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  这时点击刚才的单元格就会发现多了一个下拉按钮,点击就可以下拉进行选择了,再也不需键盘输入,整个过程非常简单。

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  需要注意的是,在2007及以前的版本中,“数据验证”又叫“数据有效性”。以上就是给单元格加下拉菜单的基本方法了,但这些对于实际操作还显得比较粗糙,还有很多可以完善的操作。

  1、输入方式的选择

  在“来源”中输入的“人,机,料,法,环”,中间用来隔开的逗号是英文字符的逗号“,”而不是中文逗号“,”,中文逗号是不识别的。为了避免这种错误,我们可以点击“来源”最右边的单元格图标,直接选择单元格数据,如p5到p9,只要在这几个单元格中输入想要的数据就可以了。相比直接输入更直接明了,这种方式还可以随意指定单元格,且数据可以任意修改。

Excel表格小知识,不用重复也不怕输错
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  对比之下,第一种方式数据固定,不怕修改,不怕误删;第二种方式数据可变,怕修改,怕误删,当然也可以隐藏起来;两种方式各自的优点就是对方的缺点,缺点就是对方的优点,大家可以按实际场合结合着使用,不必拘泥于一种操作,方法是多样化的。

  2、单元格的填充

  第一个单元格输入完成,其他单元格还要继续输入,在数据统计中有时是成千上万个数据,一个个这样输是不现实的,最好的选择就是填充。鼠标放在单元格的右下角直至出现黑色十字架,按住鼠标往下拉就可以了。另一种方式,选中需要填充的单元格,如“不良原因”下面连续五格,按下快捷键Ctrl+D也可以。选择单元格时可以先选中第一个单元格,然后按住shift键,再点击最后一个单元格,这样就全选了,在单元格很长很长或很长很宽的时候非常实用,比拖动鼠标方便得多。不同的场合有不同的操作方法,灵活应用。

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  3、单元格的格式化

  表格做好需要对数据进行格式化,如加上边框、修改字体、颜色、大小、位置等,这些都是基本的操作,人人都会,重要的如何搭配使其美观实用。有机会可以多看一些老外做的表格,很多还是不错的,会有所帮助。大多会遵循一些规律,如标题字体稳重加粗;同类数据要统一,该对齐对齐、该锁定锁定;有需要突出的要颜色标出或加粗;边框使用多样化;输入条件限制等等,总之熟能生巧。各种操作关乎个人使用熟练程度和审美观,很值得探索。

Excel表格小知识,不用重复也不怕输错

  通过以上下拉菜单的设置,就可以做到不用重复输入,也不怕输入错误了,结合快捷键的使用,更能提高工作效率。Excel的应用丰富多彩,值得研究,希望大家一起分享。

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